Voordat u een aanvraag voor financiële steun indient, is een goede voorbereiding essentieel. Elke aanvraag is anders, omdat de doelen en voorwaarden van de subsidiënten en fondsen verschillen en zo ook de aanvraagformulieren.

Een aantal belangrijke fondsen voor erfgoed zijn: Mondriaan Fonds, Fonds voor Cultuurparticipatie, Prins Bernhard Cultuurfonds, VSB fonds, Fonds 21 (voorheen: SNS REAAL Fonds), De Bankgiroloterij. Belangrijke subsidieverstrekkers zijn Europa (bijvoorbeeld Interreg), het Rijk en Provincie Gelderland.

Gezien het grote aantal aan erfgoed gerelateerde fondsen (ook natuur, water, cultuur, etc.) is het handig een overzicht te hebben van de verschillende fondsen door een database aan te leggen met daarin onder meer de volgende informatie: het fonds met contactgegevens, doelen, voorwaarden, manier van aanvragen, deadlines, gegevens van eerdere aanvragen bij dit fonds en hun status. Tevens zijn er fondsenboeken of fondsendisks te koop, of zelfs lidmaatschap op fondsenwebsites. Het Fondsenboek van Walburg Pers is een aanrader. Op de website van sKBL is een (nog niet volledig) overzicht te vinden van erfgoedfondsen. Kijk ook op: www.verenigingvanfondsen.nl en www.fondsenboek.nl.

Heeft u een project dat zich richt op digitaliseren van uw archief? Dan kunt u terecht bij Digitaal Erfgoed Nederland (DEN), die een subsidieoverzicht heeft gemaakt van relevante fondsen en subsidies voor digitaal erfgoed. Denk van groot naar klein; kleinere fondsen volgen eerder als er al grotere meedoen. In het algemeen is dus de strategie: eerst de grote fondsen benaderen en (hopelijk) binnenhalen, vervolgens de vele kleine benaderen. Een aanvraag komt sterker over als er subsidiegeld van een ander fonds én eigen geld in het project zit.

Tips uit de praktijk!

Elke aanvraag is gediend bij een gedegen projectplan met begroting en planning. Geef in uw aanvraag aan:

• Gegevens van aanvrager, met de juiste handtekening van leidinggevende (eigenaar, voorzitter bestuur, directeur, etc.)
• Afbakening van het project (qua thematiek, planning, doelgroep)
• Lange termijn perspectief: hoe meet u achteraf of uw doelen bereikt zijn?
• Meerwaarde van uw project: waarom zouden anderen het project belangrijk vinden om u te ondersteunen in de financiering?
• Valt het project binnen reguliere werkzaamheden of is het een extra activiteit? NB: diverse fondsen en subsidieverstrekkers ondersteunen geen reguliere werkzaamheden.
• Goede begroting met dekkingsplan, uitgesplitst over de diverse onderdelen en jaren. Daarbij kan een subbegroting voor bepaalde onderdelen handig zijn, aangezien sommige fondsen voor een specifiek doel geld geven (bijvoorbeeld niet als onderdeel van duurzame instandhouding van het landgoed, maar wel voor de zorgboerderij voor mensen met een beperking).
• Geef in het dekkingsplan aan wat uw eigen financiële inbreng is. Hiermee laat u zien dat het project u ook wat waard is. Het toont betrokkenheid, passie en inzet. Als u al bij een fonds geld binnen hebt gehaald, zet dit duidelijk in het dekkingsplan.
• De samenwerking met derden. Is uw visie, bijvoorbeeld, in samenwerking met gemeente, waterschap en omwonenden tot stand gekomen? Wellicht heeft u een groep van erfgoedvrienden of comité van aanbeveling. Toon deze maatschappelijke betrokkenheid.

Bij fondsenwerving is het dus essentieel om een helder en duidelijk projectplan met enkele goedgeschreven en heldere bijlagen aan te leveren. Iedere aanvraag dient bij voorkeur de volgende bijlagen te hebben:

·         Gegevens van de aanvragende instelling (statuten en inschrijving Kamer van Koophandel).

·         (Facultatief) bewijs van opname in het register van instellingen ten algemene nutte

·         Door de inspecteur der registratie en successie.

·         De meest recente jaarrekeningen en jaarverslagen.

·         Een projectbeschrijving/projectplan.

·         Aanvang en duur van het project.

·         Een begroting met toelichting.

·         Een gedetailleerd dekkingsplan.

·         Een lijst met de overige instellingen, overheden, sponsors etc. die om een bijdrage zijn gevraagd.

·         De naam van één of meer contactpersonen met telefoonnummer.

·         Informatie inzake rekeningnummers waar bijdragen op gestort kunnen worden.

·         Is de aanvragende instelling BTW-plichtig?

Tijdsplanning

• Neem voldoende tijd voor het opstellen van de subsidieaanvraag. Soms moet een uitgebreid projectvoorstel geschreven worden.
• Dien de aanvraag op tijd in; veel subsidies hebben een fatale deadline.
• Vraag subsidie aan vóórdat de werkzaamheden worden begonnen; in het algemeen worden subsidies voor projecten die al gestart zijn, afgewezen. Sommige financiers verlangen dat de aanvraag drie tot vier maanden vóór de start van het project ingediend wordt.
• De beslissingstermijn van financiers kan enkele maanden of langer duren.

Succes!

Het succesvol binnenhalen van externe gelden is natuurlijk fantastisch voor uw plannen, die nu tot uitvoering gebracht kunnen worden. Een paar tips na het binnenhalen:

• Reageer als een bijdrage is ontvangen en geef aan dat het op prijs wordt gesteld; dit is mogelijk van belang voor een vervolgproject.
• Houd de voorwaarden van de fondsen goed in de gaten en houd ze bij voor later; denk bijvoorbeeld aan tegenprestaties, zoals vermelding van logo.
• Nodig de financiers uit bij de oplevering van het project. Persoonlijke betrokkenheid wordt gewaardeerd en kan helpen bij een vervolgproject.
• Na de uitvoering en besteding van de externe gelden dient u meestal een inhoudelijk en financieel verslag in te dienen.
• Afhankelijk van de hoogte van het gekregen bedrag kan de financier een accountantsverklaring verlangen waarin bevestigd wordt dat het geld op de afgesproken wijze is besteed.